GLOSARIO DE LA PLANIFICACIÓN

Con frecuencia utilizamos los términos Política, Plan, Protocolo, Directriz, Norma, Procedimiento, Proyecto, etc. como sinónimos de la regulación o planificación que se realiza sobre una determinada materia.

Sin embargo, aunque todos estos términos están relacionados, existen algunas diferencias importantes entre ellos que afectan principalmente al nivel de detalle de la planificación, el momento en el que se realizan y las responsabilidades de su elaboración y supervisión.

En una primera aproximación podríamos decir que, de menor a mayor grado de detalle en la planificación, la secuencia sería la siguiente:

POLÍTICA - PLAN - PROGRAMA - PROYECTO - ACTIVIDAD - TAREA

Más concretamente, en el ámbito de los Sistemas de Gestión (Ej. Calidad) esos términos se entienden como:

1. POLÍTICA: “Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la Calidad tal como se expresan formalmente por la Alta Dirección”. Es decir, la Política establece el marco general de actuación o comportamiento de la organización. Puede haber varias políticas (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad,...) o una general que las aglutine (esto solo es útil si hay pocas políticas definidas). En definitiva, una política es una declaración de principios que hace la Alta Dirección para marcar los compromisos generales y las líneas de conducta a seguir en la organización. Las políticas no tienen una duración definida ni tampoco objetivos concretos

2. PLAN: El plan define a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar a los demás niveles de la planificación. Determina prioridades y criterios, cobertura de servicios y disposición de recursos, su previsión presupuestaria y horizonte temporal. En esencia, este sería el primer nivel de la planificación propiamente dicha.

No obstante, todavía las metas que se recogen en el PLAN son genéricas y necesitan de desarrollarse en los siguiente niveles de planificación. El valor principal del Plan es ofrecer una visión global de la estrategia a desarrollar y a integrar en un conjunto las actuaciones aisladas de modo que todas tengan una coherencia, en el marco de una misma finalidad global. Como ejemplo de planes en una organización se pueden citar: Plan Estratégico de Calidad, Plan de Ventas, Plan de Desarrollo de Negocio,etc.

Tanto las Políticas como los Planes se encuentran en el NIVEL ESTRATÉGICO DE DECISIÓN y, por tanto, su elaboración y/o aprobación corresponde a la Alta Dirección.

3. PROGRAMA: El programa concreta los objetivos y los temas que se exponen en el plan, teniendo como marco un tiempo más reducido. Ordena los recursos disponibles en torno a las acciones y objetivos que mejor contribuyan a la consecución de las estrategias marcadas. Señala prioridades de intervención en cada momento.

El programa se encuentra en el NIVEL DE DECISIÓN TÁCTICO y normalmente su elaboración y/o aprobación corresponde a Responsables de Área.

El programa es el nexo de unión entre el Plan, más general y abstracto, y el Proyecto, más concreto y detallado. Para ello, en el Programa se concretan las ideas y objetivos más generales del plan en un lugar y tiempo determinados y a partir de unos recursos concretos disponibles. De esta forma las ideas generales del Plan se llevan hacia una aplicación práctica. Ejemplos de Programas los encontramos en: Programa anual de auditorías, Programa anual de medidas preventivas, Programa anual de formación, Programa de mantenimiento de equipos,...

4. PROYECTO:  Se refiere a una intervención concreta, individualizada, para hacer realidad algunas de las acciones contempladas en el nivel anterior (el nivel táctico). Define resultados previstos y procesos para conseguirlos, así como el uso concreto de los recursos disponibles. 

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se emprende con el objetivo de crear un producto o servicio único. Una iniciativa de este tipo requiere de una planificación donde se diseñe el modo en que se utilizarán los recursos de la organización para alcanzar las metas concretas planteadas. En este sentido, puede determinarse que todo proyecto tiene un principio y un final, recursos definidos y unos objetivos.

Ejemplos de proyectos: Implementar y certificar una norma de gestión en la organización, Cambiar el software de gestión, Presentar una oferta a un concurso público, Impartir una acción formativa concreta,...

El PROYECTO se encuentra en el NIVEL DE DECISIÓN OPERATIVO y normalmente son los técnicos quienes se encargan de su elaboración y desarrollo. No obstante, hay proyecto que por su alto coste o implicaciones para la organización pueden requerir la intervención de niveles más altos en el organigrama de la empresa.

Dentro de la actividad de una organización, también puede ocurrir que las planificaciones no acaben en un Proyecto Concreto sino en una actividad (fabricación o prestación de servicio) que se desarrollará sin un plazo concreto de finalización. En esos casos este nivel operativo lo ocupa el PROCESO, entendido como el conjunto de actividades que transforman uno elementos de entrada en otros de salida. Estas actividades se realizan de manera continuada a lo largo del tiempo. Se podría entender que un PROCESO es un un conjunto de actividades o acciones (coordinadas u organizadas) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias, determinados criterios de dirección y sobretodo con un finalidad establecida.

Como ejemplos de procesos tenemos: Proceso de Alta en el Servicio, Proceso se selección de personal, Proceso de instalación de equipos, Proceso de compras,...

Los visto hasta ahora se refiere a los niveles de planificación y decisión, es decir, LO QUE SE HACE y PARA QUÉ SE HACE. El CÓMO SE HACE se centra en la definición de responsabilidades y en el uso de los recursos planificados.

Cuando, en cualquiera de los niveles anteriormente indicados se considera necesario determinar la forma en la que deben realizarse las tareas o llevarse a cabo las acciones incluidas en el Plan, Programa, Proyecto o Proceso, puede ser útil contar con PROCEDIMIIENTOS que establezcan CÓMO hacerlo.
La norma ISO 9000:2005 define el Procedimiento como "la forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso".

Por su parte, un PROTOCOLO es un conjunto de reglas o normas a seguir para una determinada actividad. Con frecuencia se utiliza como sinónimo de Procedimiento, aunque normalmente cuando eso ocurre se refiere a procedimientos de nivel inferior más específicos para una acción concreta o una parte de la misma. También se emplea como equivalente a Instrucción Técnica.

Y entonces,  ¿porqué se habla también de procedimientos, protocolos, Instrucciones?

Porque los conceptos relacionados con la planificación tienen a su vez una correspondencia en el ámbito de la DOCUMENTACIÓN.

Partimos siempre de un proceso y se va descendiendo al detalle con un procedimiento, protocolo,...
 
El procedimiento entonces es como una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada en los procesos. para guiar las acciones de las personas, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.

El protocolo, también llamado instrucción, pauta de trabajo  o consigna; es el conjunto de tareas a realizar para asegurar el resultado de una actividad. Es el nivel de mayor detalle en la especificación de la ejecución de una determinada actividad. En algunos sectores de la producción (Ej. Desarrollo de Software) se suele utilizar el término algoritmo.

En resumen, para organizar, ordenar y secuenciar de manera lógica, eficaz y eficiente cualquier actividad nos debemos dotar de una estructura de proceso/procedimiento/protocolos que garantice y asegure el resultado que se pretende.

Una vez tenemos organizada y estructurada la actividad en procesos, procedimientos, protocolos es útil realizar una representación gráfica de todas las actividades que hemos secuenciado y distribuido tanto en el tiempo de ejecución e intervalo de actuación como en la asignación de personas (Diagrama de interacción de procesos o diagramas de flujo)

Y por supuesto cuando lo tenemos todo pensado, estructurado y"pintado" nos deberemos plantear tres difíciles cuestiones que se conocen como "la regla de las tres I"
¿Qué hay de insuficiente en el proceso/Procedimiento/protocolo?
¿Qué hay de inútil?
¿Qué hay de irregular?

Pero de la REINGENIERÍA DE PROCESOS  y los PLANES DE MEJORA hablaremos otro día.

Esperamos que este post haya ayudado a aclarar algunos conceptos.

Hasta pronto